1. Inleiding
De parochie is een krachtig instrument waardoor de kerk geloof kan wekken, zingeving toegankelijk kan maken en gelovigen kan helpen hun geloof op een dusdanige wijze te beleven dat het missionair kan zijn en dienstbaar aan de opbouw van heel de samenleving.
Het tot stand komen van het parochiecluster in Geleen is meer dan herstructureren. De wijze waarop wij onze geloofsgemeenschap gestalte willen geven is van even groot belang, dit vraagt een andere zienswijze en dat geldt ook voor de omgang met onze vrijwilligers. Doel van de clustering is immers het in stand houden en vitaliseren van een rooms katholieke geloofsgemeenschap en het waarborgen van de continuïteit van de pastorale zorg en liturgie.
Om een parochie/geloofsgemeenschap ‘draaiende te houden’ zijn en blijven veel vrijwilligers nodig. Een parochie is in principe een vrijwilligersorganisatie. Parochianen worden gestimuleerd om actief deel te nemen, medeverantwoordelijkheid voor het samen kerk zijn serieus te nemen en bereid te zijn onderling samen te werken. Mensen ontlenen vanuit hun christen zijn zin aan hun inzet voor anderen, voor vrede, voor een betere wereld!
Wij mogen ons gelukkig prijzen dat vele vrijwilligers op talloze terreinen in en om onze kerken veel werk verrichten ten dienste van de gemeenschap en daar mogen we dankbaar voor zijn. Hun inzet is onontbeerlijk, zij vormen de basis in de continuïteit van alle activiteiten. Zij verdienen daarom aandacht en een goede organisatie. Aandacht voor vrijwilligers versterkt de samenwerking en geeft meer betrokkenheid. Het serieus genomen weten, geeft die belangrijke erkenning van vrijwilligers. Een belangrijke reden om het vrijwilligersbeleid op papier te zetten, zodat vrijwilligers weten waar ze aan toe zijn, wat er van hen verwacht wordt en wat zij van de parochie mogen verwachten.
Dit beleid is tot stand gekomen in overleg met vertegenwoordigers van de Parochiële kerngroepen en op 26 april 2017 door het kerkbestuur vastgesteld.
2. Organisatie
Met inachtneming van het Algemeen Reglement voor het bestuur van een parochie en het convenant is het organisatieschema vastgesteld.
Er is een bestuur, een pastoraal team, vier parochiële kerngroepen en verschillende commissies/werkgroepen. In totaal zijn ca. 600 vrijwilligers actief in het cluster. De rol van vrijwilligers is vrij divers, variërend van bestuurlijk tot uitvoerend. Al deze taken vragen voor alle betrokkenen een goede toerusting, een duidelijke werkstructuur en een helder beleidsmatig kader met voldoende bestuurlijk en inhoudelijke aandacht.
3. Taken en werkwijze
- Zowel in het bestuur als in de parochiële kerngroepen is de portefeuille vrijwilligers ondergebracht bij een persoon en samen met de kerkmeester vrijwilligers vormen deze personen de commissie vrijwilligers.
- De bestuurscommissies worden aangestuurd door de betreffende portefeuillehouder binnen het bestuur.
- De structurele werkzaamheden van bestuur en parochiële kerngroepen zijn vastgelegd in (korte) functieomschrijvingen.
- De portefeuillehouder vrijwilligers in de parochiële kerngroepen (vrijwilligerscoördinator) houdt de lijst van vrijwilligers bij en geeft mutaties door aan het parochiekantoor.
- De vrijwilligerscoördinator onderhoudt het contact met de diverse vrijwilligers(groepen) in de parochie.
- Het bestuur en de parochiële kerngroepen zorgen in eerste instantie zelf voor invulling van vacatures.
- Bestuursleden worden benoemd door de bisschop en leden van de parochiële kerngroepen worden door het bestuur benoemd.
4. Organisatorische voorwaarden en regelingen
a. verzekeringen
Vrijwilligers zijn tijdens de uitvoering van hun werk verzekerd tegen wettelijke aansprakelijkheid en voor ongevallen door middel van de door de gemeente Sittard-Geleen afgesloten VNG-vrijwilligersverzekering bij Centraal Beheer Achmea. Een schade of ongeval dient altijd meteen te worden gemeld aan het bestuur en de coördinator van de Parochie Kern Groep.
b. onkostenvergoedingen op declaratiebasis
Onkosten gemaakt in opdracht van het bestuur en/of parochiële kerngroep worden vergoed op basis van declaratie.
c. vrijwilligersvergoedingen
Uitgangspunt is dat geen vergoedingen worden gegeven. In uitzonderlijke gevallen kan het bestuur hiervan afwijken. Deze vergoedingen zijn dan niet functie- maar persoonsgebonden. De in het verleden overeengekomen vergoedingen worden gerespecteerd, maar zijn geen maatstaf voor nieuwe vrijwilligers.
d. attentiebeleid
De portefeuillehouders vrijwilligers zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het attentiebeleid.
- Eenmaal per twee jaar een vrijwilligersavond per geloofsgemeenschap.
- Eenmaal per twee jaar een vrijwilligersbijeenkomst, inclusief viering, voor alle parochies.
- Eenmaal per jaar het Ceciliafeest voor koorleden, te organiseren door de koren.
- Eenzelfde kerstattentie voor alle vrijwilligers van alle parochiële kerngroepen in samenspraak en samenwerking met het bestuur/pastoraal team.
- Condoleancekaart bij overlijden.
- Bij beëindiging (na langdurige periode) schriftelijke dankbetuiging.
Daarnaast organiseert de werkgroep misdienaars vier maal per jaar een specifieke gemeenschappelijke activiteit voor de misdienaars.
E. gebruik van ACCOMMODATIES
Vrijwilligers kunnen, in overleg met de betreffende coördinator, de beschikbare parochiële ruimten gebruiken voor vergaderingen, bijeenkomsten en repetities die verband houden met hun werkzaamheden binnen de parochies.
f. arbozorg
De wet op de arbeidsomstandigheden (arbo-wet) bevat voorschriften die er op gericht zijn om de werkomstandigheden te optimaliseren met het oog op welzijn, gezondheid en veiligheid van allen die in een organisatie verblijven. Van het bestuur mag worden verwacht dat zij de risico’s van de werkzaamheden inschat, passende maatregelen neemt om ongevallen te voorkomen en goede ondersteuning bij de uitvoering van het werk zorgt. Ook vrijwilligerswerk, zoals in onze parochies, valt onder deze wet omdat de begrippen werknemer en werkgever ruim zijn in die zin dat ook vrijwilligers en bezoekers eronder vallen.
De vrijwilligers die daarvoor, gelet op hun werkzaamheden, in aanmerking komen beschikken over persoonlijke beschermingsmiddelen. Afhankelijk van de aard van de werkzaamheden zijn dat schoenen met stalen neuzen, handschoenen, oorbeschermers en veiligheidsbril. Elke kerklocatie beschikt over een complete en up-to-date EHBO-uitrusting.
g. verklaring omtrent het gedrag (VOG)
Conform het preventiebeleid van de Nederlandse kerkprovincie zijn we verplicht vóór in functie treding van vrijwilligers, die bepaalde werkzaamheden verrichten een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Binnen de groep vrijwilligers zijn dat:
- Vrijwillige begeleiding jeugd (zoals jongerenwerk, misdienaars).
- Vrijwilligers huis- of ziekenbezoek.
- Vrijwillige koster.
- Tekeningsbevoegd bestuurslid (penningmeester).
- Beheerder persoonsgegevens (portefeuillehouder personeel/vrijwilligers).
5. Interne communicatie en informatie
- De portefeuillehouder vrijwilligers zal periodiek overleg plegen met de coördinatoren voor vrijwilligers binnen de parochiële kerngroepen.
- De vrijwilligerscoördinatoren beschikken over een overzicht met relevante gegevens van de bestuursleden, pastoraal team, parochiële kerngroep en parochiekantoor.
- Het bestuur streeft ernaar om periodiek een nieuwsbrief ten behoeve van vrijwilligers te realiseren.
- In het parochieblad wordt structureel aandacht geschonken aan de inzet van de
vrijwilligers.
6. Deskundigheid bevordering en scholing
Scholingskosten die een vrijwilliger moet maken voor deskundigheid bevordering worden vergoed mits het doel van de scholing en de daaraan verbonden kosten door het bestuur zijn goedgekeurd.
7. Behandeling van problemen
Vrijwilligers worden bij het ontstaan van problemen in eerste instantie verwezen naar een gesprek met de coördinator vrijwilligers in de parochiële kerngroep. Deze kan besluiten het probleem zelf te behandelen dan wel over te dragen aan de portefeuillehouder vrijwilligers van het bestuur.
8. Beëindiging werkzaamheden
Als een vrijwilliger aangeeft te willen stoppen met de werkzaamheden wordt door de vrijwilligerscoördinator een beëindigingsgesprek met de vrijwilliger gevoerd en wordt deze afgemeld bij de registratie. Tevens draagt hij zorg voor een dankbrief namens het bestuur.